KM administratie

Wat staat er in een kilometeradministratie?
Zorg dat je altijd een formulier in de auto hebt liggen, zodat je voor iedere gereden rit ten minste de volgende gegevens kunt invullen:

Datum en tijd
Startadres
Bestemmingsadres
Gereden route indien deze afwijkt van gebruikelijke route
Kilometerstand begin
Kilometerstand eind
Totaal gereden kilometers per rit
Zakelijke of privéaangelegenheid (totaal aantal kilometers hierop scheiden)

Wanneer beginnen?

Let op: De gegevens moet je voor iedere rit invoeren, zowel voor de heen- als de terugweg. Vergeet ook niet aan te geven als je om de een of andere reden voor een omweg hebt gekozen, bijvoorbeeld omdat er een omleiding was of om de file te omzeilen. Dat beïnvloedt namelijk het aantal gereden kilometers.

Wanneer begin je met kilometeradministratie?
Logischerwijs begin je iedere eerste januari van het jaar met een nieuw registratieformulier. Je sluit dan immers het jaar af. Wat nu als je halverwege het jaar pas een auto van de zaak aanschaft voor jezelf of je werknemer? Dan kun je de fiscale bijtelling voor privégebruik nog steeds vermijden. Alleen gaat het dan niet om maximaal 500 kilometer per jaar die je privé mag rijden, maar om een deel dat gelijk staat aan het nog resterend aantal maanden van dat jaar. Reken op een 40 privékilometers per maand.

Kasadministratie

De kasadministratie is de 1e vastlegging van een deel van de dagelijkse ZZP activiteiten op financieel gebied. Veel financiële zaken worden immers contant afgehandeld. Het is daarom van groot belang dat de kasadministratie op juiste wijze wordt gevoerd én bewaard. De kasadministratie is in de onderneming als het ware de basis van de administratie.

Kasadministratie Belastingdienst

De Belastingdienst hecht grote waarde aan het voeren van een juiste kasadministratie. Een groot deel van de correcties die door de Belastingdienst wordt aangebracht in de winstberekening van ondernemingen komt door een onjuiste of onvolledige kasadministratie. In de verschillende belastingwetten is niet vastgelegd hoe een kasadministratie er uit moet zien. De kasadministratie kan bestaan uit een kasboek maar ook uit losse kasbladen.

Eisen Kasadministratie

In de praktijk zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd waaraan een goede kasadministratie voldoet;

Alle contante financiële handelingen moeten worden geboekt;
De boekingen dienen regelmatig en op de juiste datum plaats te vinden;
De kasadministratie dient regelmatig te worden “afgesloten”(= bepalen van het administratieve kassaldo);
De boekingen van met name de uitgaven moeten worden gedekt door bonnen en facturen;

Kasadministratie essentieel bij contante geldstromen ZZP.

Kasadministratie omgekeerde bewijslast

Een ondernemer die te maken heeft met veel contante ontvangsten en uitgaven moet een goede kasadministratie bijhouden. Anders vindt omkering van de bewijslast plaats omdat niet is voldaan aan de administratieverplichting, zo blijkt uit een uitspraak van de rechter in Amsterdam. Met andere woorden, u als ondernemer moet bewijzen als de belastingdienst zegt dat er gerommeld is met de kasadministratie

Administratie